Compliance

License Compliance beschreibt die lizenzkonforme Nutzung von Software, wie sie zwischen Vendoren und Anwenderunternehmen vereinbart wurde. Um die Einhaltung der Compliance zu prüfen, verlangen Unternehmen wie z.B. Oracle, SAP und Microsoft von Ihren Kunden häufig Software Audits. 

Betroffen sind jegliche Unternehmen, die Software-Lizenzen einsetzen. Unter den Mitarbeitern innerhalb der Anwenderunternehmen können beispielsweise das Lizenzmanagement, System-Administratoren, IT-Einkäufer und -Juristen, Compliance Officers, CIOs, Finanzmanager oder auch die Geschäftsleitung mit Compliance-Prüfungen (auch SAM Compliance genannt) in Berührung kommen.

Gesetzliche Bestimmungen bieten sehr selten eine tragfähige Rechtsgrundlage für eine Compliance-Prüfung. Zwar können §§ 101, 101a Urheberrechtsgesetz (UrhG) wegen der Anzahl oder Schwere von Rechtsverletzungen dem Lizenzgeber (Vendor) einen Anspruch auf Auskunft, Vorlage von Unterlagen und Besichtigung von Sachen gewähren. Ein verdachtsunabhängiger anlassloser Anspruch auf ein routinemäßiges jährliches Audit besteht danach nicht.

Vertragliche Bestimmungen als Rechtsgrundlage zur Prüfung von Software License Compliance finden sich häufig in Gestalt von Audit-Klauseln in den Lizenzverträgen zur Software-Überlassung. Von der Rechtsnatur her sind das regelmäßig Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB). Sie unterliegen – die Geltung deutschen Rechts vorausgesetzt - zwecks Überprüfung ihrer Rechtswirksamkeit der sogenannten AGB-Kontrolle, etwa am Maßstab von § 307 BGB. Danach können AGB wegen unangemessener Benachteiligung unwirksam sein, wenn sie mit wesentlichen Grundgedanken der gesetzlichen Regelung, von der abgewichen wird, nicht zu vereinbaren sind. Aber auch wegen ihrer Intransparenz oder ihres überraschenden Charakters können Audit-Klauseln unwirksam sein.

Den verantwortlichen Akteuren sollte bewusst sein, dass die rechtliche Befugnis zur Prüfung von Software License Compliance zweifelhaft sein kann, selbst wenn der Wortlaut der Klausel im Vertragstext vordergründig für den Vendor zu sprechen scheint. Es ist gut möglich, dass der Vendor weder den behaupteten Anspruch auf das Software Audit selbst hat, noch auf die im Audit Call konkret gewünschten Maßnahmen und Mitwirkungshandlungen des Unternehmens (Remote-Audit, On-Site-Untersuchungen, verlangte Informationstiefe über Geschäftsabläufe etc.).

Es kann sich für die Akteure im Zweifel lohnen, zwecks anfänglich richtiger Weichenstellung externe Audit-erfahrene Experten zu kontaktieren.

Offiziell, vordergründig und freundlich verpackt heißt es vom Vendor, die License Compliance solle partnerschaftlich überprüft, also ein Soll-Ist–Vergleich angestellt werden zwischen den vertraglich eingeräumten Nutzungsrechten und dem tatsächlich praktizierten Nutzungsverhalten im Unternehmen (Check auf Unterlizenzierung). Sicherlich ist der offiziell vorgebrachte Zweck, der Schutz des Urheberrechts an der Software (Verbot unzulässiger Vervielfältigung), ein valides Motiv für eine Compliance-Prüfung.

Doch im Hintergrund geht es in Wirklichkeit oft um mehr:

Eine möglichst ausgedehnte Reichweite und Detailtiefe der Prüfung von Software License Compliance – teils verstärkt durch mehrfach nachgeschobene Zusatzfragen – kann dem Vendor umfassende Erkenntnisse über Infrastrukturen, Geschäftsprozesse und unternehmerische Entscheidungen bzw. Planungen liefern. Das kann am Rande dessen liegen, was vernünftigerweise zum Schutz des Urheberrechts objektiv erforderlich ist. Der Vendor durchleuchtet das Unternehmen und erhält Einblicke, die ihm neben der umsatzträchtigen Behauptung von z.B. „SAP Indirekte Nutzung“ auch erlauben, neue Produkte, Technologien oder Vertragsformen zu forcieren (Mietmodelle, Migrationen, etc.).

Die Compliance-Prüfung hat damit auch die Funktion einer tieferen Account-Qualifizierung, zusätzlich zur üblichen Sales-Aktivität der Account Manager. Denn als angestrebter Zusatzeffekt sollen Kundenbindungen erhöht und Investitionsentscheidungen zwecks Umsatzgenerierung beschleunigt werden.

auditprotect unterstützt Unternehmen bei der Implementierung eines vorausschauenden Lizenzmanagements sowie der Herstellung von Audit Readiness. Zudem wird ein vorinstalliertes, automatisiertes und strukturiertes Vorgehen empfohlen, sodass die Verantwortlichen der Zielunternehmen auf den Fall eines Software Audits vorbereitet sind und auf Augenhöhe mit den Vendoren agieren können. Zu diesem Zweck steht eine Audit-Guideline auf der Website von auditprotect zur freien Verfügung.

auditprotect vereint die Kompetenz eines Anwalts für Lizenzrecht mit der eines Lizenzberaters, sodass betroffene Unternehmen juristische, technische und kommerzielle Expertise aus einer Hand erwarten können. So begleitet auditprotect Unternehmen in allen Fragen der License Compliance, insbesondere in Software Audit-Situationen. 

Sowohl die Lizenzberatung als auch die IT-rechtliche Komponente sind integrative und stetige Strukturbestandteile von auditprotect – unabhängig davon, in welcher Projektphase des Audits sich das jeweilige Unternehmen befindet. Allen Mandanten steht diese kombinierte Spezialisierung der fachlichen Audit-Kompetenzen zur Verfügung. 

In den Referenzen und Value Proposition wird deutlich, welche positive finanzielle Wirkung auditprotect auf Unternehmen haben kann.