Software-Lizenz-Audits: Was sind die Auslöser?

Zunehmend sind Anwenderunternehmen mit aggressiven Lizenz-Audits durch Vendoren von Standard-Software konfrontiert. Das können SAP, Oracle oder Microsoft sein, die Audits in verschiedenen Formen und Intensitäten verlangen, etwa Selbstauskunft, Remote-Audit, On-Site-Audit oder Mischformen. Etliche Funktionsträger können damit in Berührung kommen, wie

• CIOs
• Lizenzmanager
• IT-Einkäufer
• Juristen
• Compliance Officer
• Finanzmanager und die Geschäftsleitung.

Kommerzielle Motive als Auslöser für Audits

Indizien für ein finanziell einträgliches Audit erhält der Vendor direkt aus öffentlich zugänglichen Quellen wie etwa der Website des Unternehmens und der Fachpresse. Ausgehend von dort dargestellten unternehmerischen Entscheidungen und geschäftlichen Entwicklungen wird auf die dafür technisch vorhandene bzw. die erforderliche IT-Struktur geschlossen.

Auch dritte Unternehmen, die für das Audit-Zielunternehmen Leistungen erbracht haben, können mit Projektberichten und Referenzangaben auf ihren Websites Audit-Anlässe bieten. So könnte ein Dritt-Unternehmen werbemäßig herausstellen, die IT-Landschaft beim Audit-Zielunternehmen um bestimmte Systeme erweitert zu haben. Das kann beim Vendor den umsatzträchtigen Verdacht auf Indirekte Nutzung auslösen.

Die Vendoren erhalten aber auch Indizien in indirekter Weise, und zwar durch Informationen ihrer Geschäftspartner, die für das Audit-Zielunternehmen tätig sind (z.B. Reseller der Vendoren). So lassen geschäftliche Erfolge sowie getätigte Änderungen und Zukunftsplanungen des Unternehmens auf Lizenzrelevanz schließen. Das kann sich beziehen etwa auf Personalbestand, technische Ausrüstung und Prozesse, Investitionsvorhaben oder auf M&A-Maßnahmen. Ein prüfender Abgleich mit dem Kundenkonto (Lange nichts mehr gekauft!?) setzt dann die Umsatzphantasie beim Vendor in Gang.

Welche offiziellen Begründungen gibt es für einen Audit?

Offiziell, vordergründig und freundlich verpackt heißt es vom Vendor, die Lizenz-Compliance solle partnerschaftlich überprüft werden. Es werde also ein Soll-Ist–Vergleich angestellt zwischen den vertraglich eingeräumten Nutzungsrechten und dem tatsächlich praktizierten Nutzungsverhalten im Anwender-Unternehmen (Check auf Unterlizenzierung). Sicherlich ist der offiziell vorgebrachte Zweck, der Schutz des Urheberrechts an der Software (Verbot unzulässiger Vervielfältigung), ein valides Motiv für ein Audit.

Welche inoffizielle Absichten existieren im Hintergrund?

Doch im Hintergrund geht es in Wirklichkeit oft um mehr:

Eine möglichst ausgedehnte Reichweite und Detailtiefe des Prüfungsverlangens – teils verstärkt durch mehrfach nachgeschobene Zusatzfragen – kann dem Vendor umfassende Erkenntnisse liefern: Über Infrastrukturen, Geschäftsprozesse und unternehmerische Entscheidungen bzw. Planungen.

Das kann am Rande dessen liegen, was vernünftigerweise zum Schutz des Urheberrechts objektiv erforderlich ist. Der Vendor durchleuchtet das Unternehmen und erhält Einblicke, die ihm neben der umsatzträchtigen Behauptung „Indirekte Nutzung“ z.B. auch dies erlauben: Das Forcieren neuer Produkte, Technologien oder Vertragsformen (Mietmodelle, Migrationen, etc.).

Fazit

Das Software-Lizenz-Audit hat damit auch die Funktion einer tieferen Account-Qualifizierung, zusätzlich zur üblichen Sales-Aktivität der Account Manager. Denn als angestrebter Zusatzeffekt sollen Kundenbindungen erhöht und Investitionsentscheidungen zwecks Umsatzgenerierung beschleunigt werden. Audits sind daher als Art zweiter Vertriebsweg zwecks Umsatzbeschleunigung einzuordnen. Damit es nicht zu teuer wird, hat es sich für etliche Anwenderunternehmen schon finanziell ausgezahlt, die Expertise von auditprotect einzubinden und damit einen deutlichen Benefit zu erzielen, Value-Proposition .