SAP-ERP:Umstellung auf SAP-ERP samt Einführung Branchenlösung, Hostingbetrieb

Der Mandant sah sich mit hochkomplexen Vertragswerken konfrontiert: Rahmenvertrag, Beratungsvertrag, Lizenzkaufverträge für SAP und zusätzlicher Branchenlösung, Support, Services, Hosting. 

Duale AnalyseSoftwarerechtliche Analyse, Projektbewertung

Nach tiefgreifender Vertrags- und Risikoanalyse haben wir den Änderungs- und Verhandlungsbedarf an den unzureichenden Provider-Vorlagen transparent gemacht. Die Rechtsabteilung wurde stets auf dem Laufenden gehalten.

PositionsaufbauEntwicklung alternativer Vertragsklauseln

In Abstimmung mit dem Projektleiter haben wir intensiv in die vom Provider vorgelegten Vertragsvorlagen textlich eingegriffen. Dies betraf u.a. Leistungspflichten, Change Request, Abnahmeverfahren, Fehlerkategorien, Vertragsstrafen, Vergütung, Nutzungsrechte. 

VerhandlungDirektverhandlungen mit Provider

Nach mehrfachen Verhandlungsrunden in Meetings und Telkos haben unsere Argumentationslinien zu den erforderlichen Veränderungen geführt. Auch der Aufsichtsrat des Mandanten war mit den erreichten Klauseln zufrieden, etwa zu Streitbeilegung und Haftung.

Go-LiveBegleitung von Test und Abnahme

Während der Vorbereitung auf das Go-Live entstanden Fragen zu kritischen Verifikations- und Unterstützungsthemen, deren Interpretation strittig erschienen. Hier haben wir Vertragsklauseln im Sinne der Umsetzungspraxis konkretisiert.

SAP for Insurance Re-launchKoordination diverser Projektpartner

Der Mandant wollte die ursprüngliche Implementierung den neuen Anforderungen der Häuser anpassen. Es galt alle hierzu erforderlichen Fremdleistungen für die benötigten Umstellungen durch abgestimmte Vereinbarungen zu synchronisieren und alle Beteiligten wirksam zu verpflichten.

Duale AnalyseVergleich Fachkonzepte und Vertragsangebote

Mit einer detaillierten Ist-Analyse haben wir Nutzungsgrad und Akzeptanz der Versicherungslösung und der angebotenen Dienstleistungen in einen vertraglichen Masterplan projiziert und aus Software- rechtlicher Sicht durchleuchtet. Zu allen Teilprojekten haben wir Soll-Regelungen erarbeitet.

PositionsaufbauDefinition von Verantwortung, Projektberichten und Eskalationspfaden

Die unterschiedlichen Fremdleistungen und Teilprojekte haben wir auf Abhängigkeiten untersucht und die Auswirkungen von Qualitätsproblemen bewertet. Für kritische Meilensteine haben wir haben konkrete Maßnahmen für die Bewältigung von fragwürdigen Ereignistypen mit den Providern vereinbart.  

VerhandlungVereinbarkeit von Werkvertrag und Dienstvertrag

Bereits bei der Ausschreibung wurde die Vertragstypen klargestellt und der Fokus auf die Risiko-Reduzierung gelegt. Kurz vor dem Zuschlag wurden nur die inhaltlichen Themen getrieben und der Wettbewerb hoch gehalten. Für eine unverzerrte Angebotsbewertung haben wir unterschiedliche  Berechnungsweisen normalisiert.

LösungKontrollierte Partnerschaft

Bis zur Abnahme wurde mit zeitnaher Protokollierung eine Kultur von fordern und fördern gepflegt. Bei Eskalationen haben wir alle Parteien früh auf die vertraglichen Verpflichtungen und Lösungsmethoden hingewiesen. Die Abnahme war durch die permanente Kommunikation und Kontrolle unproblematisch.

Microsoft Compliance Audit:Microsoft Office EA Compliance und zukünftige Strategie

Der Mandant konnte ein SAM-Projekt nicht ordnungsgemäß abschließen. Microsoft empfahl  eine Migration auf Office 365, um damit gleichzeitig Fragen einer Unterlizenzierung zu erledigen. MS übte anlässlich eines Quartalsendes massiven Zeitdruck aus: Erhebliche Irritation und Verunsicherung beim Mandanten.

Duale AnalyseFragliche Datensicherheit bei Cloud-Lösung

Wir haben die Hintergründe der vorgelegten Vermessung lizenzrechtlich durchleuchtet und gleichzeitig den vorläufigen Stand auf Produkt-spezifische Konditionen und Abhängigkeiten gescannt. Den Vertriebszeitdruck haben wir herausgenommen, um dem Mandanten Raum für fundierte Lösungen zu geben.

PositionierungCompliance-Erklärung und Sicherstellung Datenschutz

Die Vermeidung von Nachzahlungen war das zentrale Anliegen. Zudem haben wir die Abgabe einer Compliance-Erklärung von MS als Bedingung für den Deal verlangt, wie auch die Plausibilisierung von Datenschutzregelungen angesichts der OneDrive-Verwendung (Cloud).

VerhandlungPreis-Benchmark und plausibler Datenschutz

Der ungeklärte Compliance-Status machte es erforderlich, die Preissituation des Cloud-Angebots genau zu benchmarken.  Diverse Regelungen zum Datenschutz haben wir mehrfach hinterfragt und präzisieren lassen, um den Einsatz der Cloud für vertrauliche medizinische Dokumente zu ermöglichen.

LösungFinale Klärungen von MS vor Vertragsschluss

Kritisch bis zur letzten Minute blieb die Compliance-Erklärung, die von MS nur zögerlich behandelt wurde. Letztlich konnten wir eine belastbare Compliance-Bestätigung erreichen. Diese war neben dem stimmigem Preismodell und plausiblem Datenschutzkonzept eine notwendige Bedingung für den Abschluss.

Oracle Lizenz Audit:Zukauf-Optimierung Oracle E-Business Suite

Der Mandant sah sich bei unklarer Vertragshistorie unpassenden Metriken und einem unangemessenen Vertriebsdruck ausgesetzt, getrieben vom Geschäftsjahresende bei Oracle.

Duale AnalyseRekonstruktion der Oracle-Einkaufshistorie

Als Basis für weitergehende Untersuchungen haben wir zunächst die gesamte Lizenzhistorie aus mehreren Buying-Centern konsolidiert und eine verbindliche Rechtsposition zum Lizenzstatus erarbeitet.

PositionierungAufdecken von Fehlern und Widersprüchen bei Oracle

Die Anwendung eines alten Lizenzmodells entsprach nicht den Realitäten des Mandanten. Wir haben besonders die Minimum-Regeln für Benutzerzahlen hinterfragt sowie Fehler und Widersprüche im Angebots- und Vertriebsverhalten aufgezeigt.

VerhandlungDarlegen von Argumenten und Bewertung von Optionen

Der Mandat erhielt Briefings für jede Verhandlungsphase in Form von Argumentationsleitfäden und Protestnoten. Zur leichteren Entscheidungsfindung haben wir juristische und taktische Bewertungen von Handlungsoptionen beigesteuert. 

LösungVermeidung von Audit und Erleichterung bei Zukaufspflichten

Aufgrund unserer schlüssigen Argumente erreichte der Mandant vorläufig eine vertraglich fixierte Entlastung bei seinen Zukaufspflichten bei gleichzeitiger Vermeidung von zeitnahen Audit-Maßnahmen. Es wurden die Grundlagen für zukünftige Optimierungen geschaffen.

SAP Compliance Tuning:Abwehr von Audit-Nachforderungen

Der Mandant fühlte sich aufgrund fragwürdiger Vermessungsergebnisse ungerechtfertigten Nachforderungen ausgesetzt. SAP drohte mit „Sorgfaltspflichten der Geschäftsleitung“ und „Rechtsweg“.

Duale AnalyseAnalyse zum Stand der Aussagen von SAP

Auf Basis einer detaillierten Ist-Analyse haben wir die Position von SAP aus lizenzrechtlicher und vertragshistorischer Sicht durchleuchtet. Zu allen offenen Compliance-Probleme haben wir eine Klärungsliste nach Prioritäten erstellt und mit dem Mandanten im Detail abgeglichen.

PositionierungPrüfung von Vermessung und Rabatt, Verteidigung von Praxis bei IS-U Engines und OpenHub

Die Vermessungsverfahren und –ergebnisse haben wir kritisch hinterfragt und die Nicht-Gewährung von Zukaufs-Rabattierungen seitens SAP zurückgewiesen. Wir haben die User-Kategorisierung untermauert sowie die Praxis bei IS-U-Engines und OpenHub verteidigt.

VerhandlungAnrechnungen, Rabattierung

Wir haben einen Argumentationsleitfaden für die Geschäftsführung  erstellt und Positionen direkt mit dem Compliance & Audit – Team von SAP diskutiert. So konnten wir die anfängliche Verweigerung eines Rabatts verhindern und Anrechnungspotenziale identifizieren. Einzelne Compliance-Themen wurden auf Konzernebene verlagert.

LösungKaufmännische Einigung

Der Zukauf erfolgte auf einer akzeptablen kaufmännischen Vertragsbasis mit einer letztlich signifikanten Kostensenkung. Die auf Konzernebene erzielten Kompromisse werden noch durch Benchmarks validiert.

Lizenz Audit:Optimaler User-Mix - Vergleich diverser SAP-BI-Lizenzmodelle

Der Mandant war mit einem Lizenzangebot konfrontiert, das einen Zukauf in sechsstelliger Höhe zur Nutzung seines BI geführt hätte. Er bat uns um Klärung der Lizenzpositionen und Plausibilisierung des Angebotsumfangs.

Duale AnalyseSichtung des derzeitigen Lizenzbestands

Wir haben zur Verifizierung des SAP-Angebots die zugrunde liegenden Lizenzmodelle und existierenden Nutzungsszenarien analysiert und mit den zugehörigen Lizenzregeln abgeglichen. Danach erfolgten Einzelinterviews mit den BI-Architekten.

PositionierungPrüfung der Nutzungsintention und Validierung der angebotenen Lizenzen

Wir haben das Angebot analysiert und die erforderlichen Informationen zum Verständnis der SAP User-Typen geliefert. Auf dieser Basis konnte ein Auslegungsfehler seitens SAP identifiziert werden.

VerhandlungArgumente für die korrekten User-Typen und Aufklärung des Missverständnisses

Der Mandant konnte mit den Details der User-Definitionen SAP davon überzeugen, dass deren Ansatz die Realität beim Mandanten nicht richtig widerspiegelt. Dabei kam der Klärung der User-Nutzungsrechte besondere Bedeutung zu.

LösungNutzung korrekter Definitionen und Hinweis auf Informationen von SAP

Die Zitierung der SAP-Informationen widerlegte den Ansatz des Angebots und ermöglichte eine Optimierung des User-Mix, ohne große Zusatzinvestitionen in neue Lizenzen. Der teurere User-Typ wurde durch schon bestehende User ersetzt.